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Política de Tratamiento de Datos Personales

 

Ciudaddemascotas.com S.A.S. (en adelante la “Empresa”) recopila información de sus Usuarios con la finalidad primordial de verificar la información correcta sobre el lugar de destino de los productos adquiridos, la facturación de los mismos y la comunicación de ofertas y productos. La información recibida por la Empresa es completamente confidencial.

Los datos personales recopilados por la Empresa serán objeto de Tratamiento automatizado e incorporados a las correspondientes bases de datos o ficheros automatizados de datos de carácter personal de los que la Empresa será responsable.

1.      Responsable del Tratamiento

      Ciudaddemascotas.com S.A.S. sociedad legalmente constituida y actualmente existente al amparo de las leyes de la República de Colombia, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, D.C. e identificada con el NIT 900748739-1; dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581      de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sean tratados por la Empresa de cualquier manera, la siguiente política de Tratamiento de la información y protección de datos personales (en adelante la “política”):

 2.     Objeto           

     La presente política tiene como objeto definir los lineamientos generales para la protección y Tratamiento de los datos personales por parte de la Empresa e indicar a los Titulares de los Datos Personales los procedimientos y mecanismos establecidos por la Empresa para permitirles        el ejercicio de su derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recopilado sobre los mismos en bases de datos o archivos, así como los demás derechos, libertades y garantías consagrados en los Artículo 15 y 20 de la Constitución Política.

 3.     Definiciones

     Para los efectos de la presente política se tendrán en cuenta las mismas definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

 4.     Autorización

     El Responsable del Tratamiento de los datos personales recopilará la información del Titular por medio de formatos de autorización bien sea físicos, virtuales, tecnológicos o telefónicos en los que se exprese claramente la voluntad inequívoca del Titular de que el Responsable realice        el Tratamiento de sus datos personales. De esta autorización constará prueba escrita, de voz o virtual en el área encargada de la Empresa sobre el Tratamiento de los datos personales, para que en el momento de ser solicitada por el Titular o la autoridad competente pueda exhibirse      oportunamente. La Empresa se abstendrá de utilizar medios engañosos y fraudulentos para obtener dicha autorización y, en general, para realizar el Tratamiento de los datos personales de las personas que tengan algún vínculo con la Empresa.

 No se requerirá autorización cuando la información que se requiera a la Empresa la realice una autoridad pública o administrativa en ejercicio de sus atribuciones legales o por medio de una orden judicial, cuando los datos sean de naturaleza pública, en los casos que se prevén como emergencia médica o sanitaria y, finalmente, cuando el Tratamiento de dicha información sea autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

 5.     Finalidad y Tratamiento de la Información

 5.1.  Finalidad del Tratamiento de la Información

 La Información tratada por la Empresa corresponde a los datos suministrados por sus proveedores, empleados y Usuarios. La información que recopila la Empresa en la actualidad se utiliza generalmente para:

    a.     Dar cumplimiento a las obligaciones comerciales y transaccionales vinculadas con la Empresa y sus proveedores.

    b.     Expedir facturas, cotizaciones, registros, pedidos y todos los documentos necesarios que sirvan de soporte para el registro de las transacciones y actividades que se lleven a cabo por medio del portal web de la Empresa, y perfeccionar sus pagos.

       c.      Atender a los usuarios en cuanto a quejas, reclamos y/o felicitaciones, y emitir sus respectivas respuestas.

      d.     Desarrollar procesos y procedimientos contables.

     e.      Dar cumplimiento a procesos de seguridad sobre la información que reposa en las bases de datos de la Empresa.

 

Las finalidades del tratamiento de la información, según el tipo de Titular, son las siguientes:

 

Usuarios

Empleados

Proveedores

Prestar los servicios contratados por los clientes.

Generar pagos laborales, de seguridad social, aportes parafiscales, reportar información tributaria y cualquier otro que se derive de su relación laboral con  la Empresa.

Realizar pedidos y pagos a sus proveedores y  reportar información tributaria referente a las compras.

Informar sobre el estado de los productos o servicios contratados, sus modificaciones y novedades.

Mantener la información en bases de datos y proporcionar la misma a terceros cuando sea necesario en lo referente a contacto para casos de emergencia, accidentes de trabajo y  formación académica.

Desarrollo de esquemas de ofertas, planes y promociones diseñados exclusivamente para los Usuarios de   la Empresa.

Enviar comunicaciones a los Usuarios y demás Titulares de los datos personales sobre ofertas, novedades, productos y servicios.

Desarrollo de protocolos de seguridad, proyectos,  capacitación y actualización, remisión de convocatorias, desarrollo de actividades internas, envío de comunicaciones referentes a estadísticas, reformas y  nombramientos.

Dar cumplimiento a los contratos suscritos entre   la Empresa y sus proveedores.

Crear perfiles de sus Usuarios y determinar sus preferencias y servicios a ofrecer.

Proporcionar a terceros referencias sobre las actividades desarrolladas en  la Empresa, de acuerdo con lo estipulado en la ley laboral.

 

 

5.2. Tratamiento de la Información

 

Las bases de datos que la Empresa obtiene no se venden ni se alquilan a terceros y solo serán utilizadas para los fines indicados y por el tiempo establecido, manteniéndose de la forma más segura posible, garantizando un alto grado de privacidad de la misma. Toda la información recopilada por la Empresa se encuentra protegida por medio de protocolos de seguridad en servidores propios y de terceros especialistas en almacenamiento en bases de datos con todos los requerimientos de seguridad para este fin, los cuáles son monitoreados por el área de Operación y Registro Documental de la Empresa. La información recopilada por medio de nuestro portal web, cuenta con acceso restringido de determinado personal, y está custodiada por medio de usuarios y contraseñas de administrador.

 

La información de los Titulares que reposa en la Empresa para su Tratamiento con su correspondiente autorización para el mismo, podrá ser transferida total o parcialmente al exterior dando cumplimiento a los requerimientos legales para la realización de dicha transferencia. La información continuará manteniéndose con la misma privacidad y seguridad con la que se mantenía en la Empresa y solo será tratada para los fines indicados inicialmente.

 

Los datos sensibles, entre los que se cuentan menores de edad, afiliaciones a organizaciones de cualquier tipo, orientación sexual, historias clínicas, antecedentes penales y la información que se entrega como resultado de exámenes médicos de salud ocupacional, gozarán de especial protección del área de Operación y Registro Documental de la Empresa de acuerdo a los parámetros establecidos por la legislación en la materia. Para su Tratamiento la Empresa deberá contar con autorización expresa de sus Titulares o de sus representantes legales (en el caso de los menores de edad).

 

Cuando sea necesario el Tratamiento de este tipo de datos en el adelanto de procesos judiciales o contractuales, deberá garantizarse la protección y respeto del interés superior de los niño, niñas y adolescentes de acuerdo con el Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 y las demás normas establecidas al respecto.

 

6.     Derechos de los Titulares de los Datos Personales

 

Son derechos de los Titulares de los Datos Personales, los siguientes:

 

a.     Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

b.     Tener fácil acceso a la Política.

 

c.      Conocer los fines para los cuales será utilizada y tratada la información que proporcione a la Empresa.

 

d.     Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.

 

e.      Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

 

f.      Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

g.      Conocer las modificaciones realizadas a esta Política de manera eficiente y previa a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la expedición del texto de la nueva política de Tratamiento de la información.

 

h.     Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

 

i.      Consultar o acceder en forma gratuita a los datos personales de su propiedad que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

7.     Responsables de la Protección de Datos Personales en la Empresa.

 

Como se indicó inicialmente, el Responsable del Tratamiento de la información será la Empresa en cabeza de su área de Tecnología. Esta área será la encargada de la recepción de las peticiones, quejas, reclamos, consultas, modificaciones y consultas de todo tipo relacionadas con los datos personales. La persona encargada de estos procesos, será el Director de Tecnología. Esa persona tramitará las consultas, reclamaciones, modificaciones y/o supresiones solicitadas en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta política.

 

El Responsable del Tratamiento tendrá las siguientes funciones:

 

a.     Recibir, tramitar y dar respuesta a las solicitudes realizadas por los Titulares de los datos personales en el término previsto por la Ley para el efecto.

 

b.     Indicar a los Encargados del Tratamiento los fines para los cuales se recolectó inicialmente la información, la autorización y los medios utilizados para dicha recolección.

 

8.     Procedimiento para Ejercer los Derechos de los Titulares de los Datos

 Todas las consultas, solicitudes, quejas y reclamos en materia de Datos personales serán presentadas por medio de los siguientes canales:

 La solicitud deberá ser presentada por:

           a.    El Titular de la información, acreditando su plena identificación de forma suficiente.

           b.   Causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar su condición como tales.

           c.   Representantes o apoderados del Titular, acreditando la representación de la persona y/o apoderamiento.

           d.   Por estipulación a favor de otro o para otro, presentando los documentos que den cuenta de ello.

                Como mínimo la solitud deberá contener: la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, consulta, actualización o supresión, la dirección y teléfonos de contacto, el correo electrónico y los documentos que quiera hacer valer.

 9.     Consultas

 En caso de consultas sobre datos personales, la Empresa habilitará todos los medios que considere pertinentes para garantizar este proceso. La consulta será atendida en un término de máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, con los documentos soportes que den cuenta de la legitimación para el ejercicio de los derechos de Titular. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término inicial, la Empresa informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá la consulta, término que no será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 10.   Reclamos

 En los casos en que los Titulares de Datos Personales Tratados por la Empresa consideren que los mismos deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que exista en su criterio un incumplimiento de los deberes de Ley de Protección de Datos Personales, podrán presentar su queja por medios electrónicos al correo protecciondedatos@ciudaddemascotas.com . Para estos efectos, el procedimiento será el siguiente:

          a.   La Empresa antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato Personal de que se trate, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de                        identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.

          b.  Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, la Empresa requerirá al reclamante por una sola vez y dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información                      requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

         c.  Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de la Empresa no es competente para resolverlo, dará traslado Analista de Servicio al Cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.

         d.   Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de la Empresa donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.                   Esta  leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

         e.  El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se                 atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  11.    Vigencia

   Esta política se encuentra en vigencia desde el día 07 de octubre de 2015. Mediante la dirección de correo electrónico o personal del cliente, la Empresa podrá remitir ofertas e información siempre y cuando el cliente, con carácter previo, acepte esta modalidad.

   El Usuario acepta recibir mensajes de texto gratuitos con ofertas, promociones y novedades como servicio complementario de la Empresa. En cualquier momento el Usuario podrá remover sus datos de la base de datos si así lo desea.

 12.      Actualización de los datos

   En cualquier momento los clientes y/o Usuarios podrán solicitar a la Empresa que proporcione información sobre los mismos, que los actualice o los rectifique. Así mismo podrá incluir nuevos datos si es su deseo, suprimirlos o excluirlos de la base de datos.